ASSISTANT D'AGENCE F/H

Notre agence TRIANGLE MONTPELLIER recherche pour son client un(e) assistant(e) affecté à l'accueil de l'entreprise pour remplacement congés dans un premier temps puis remplacement congé maternité de notre assistante actuelle.

Rémunération en fonction de l'expérience et du niveau de formation.

Le lieu de la mission est basée à Montpellier.

Missions :

Rôle d'assistante d'agence :

Au quotidien :

• Accueil physique et téléphonique
• Orientation des collaborateurs en fonction des besoins et des demandes
• Réception et envoi des courriers, colis et du petit matériel
• Tâches de secrétariat divers (distribution cartes btp, etc.)
• Réservation de voyages, hôtels et location de voitures
• Economat, consommables, gestion des prestataires de l'agence (ménage, imprimantes, cendriers etc.)

Ponctuellement :

• Communication générale interne et/ou externe
• Réservation de salles et traiteurs
• Participation à l'organisation d'évènements (On-boarding, salons professionnels, séminaires etc.)
• Lien avec la copropriété (parking, badges etc.)
• Accueil des nouveaux collaborateurs (Transmission des informations importantes de l'agence : accès imprimante, application YALE pour les portes de l'agence, première connexion Egencia, réservation des salles, plan des locaux etc.)
• Départ salariés (fiche RH, recup le matériel "informatique, véhicule, carte total, badges, télépéage, carte btp..." + renvoi du matériel informatique

Rôle de gestion des véhicules :

• Gestion et suivi des véhicules de Société, de Fonction et Utilitaires (Commande des VU, renouvellement VS – VF – VU, convoyage avec transporteur, livraisons et restitutions)
• Transferts (changement de conducteur, changement véhicule)
• Faire respecter les process et s'assurer de la complétude des documents
• Faire remonter les informations multiples
• Relation suivie avec les différents loueurs
• Suivi global (sinistres, pannes, pneus neige/été, contrôle technique, modification réservation, contraventions ...)
• Commande & attribution cartes Total et badges de télépéage

Les qualités : rigueur / organisation / relationnel / aisance